Tegenwoordig komt het steeds vaker voor dat werknemers een mobiele telefoon van het bedrijf krijgen. Op deze manier is het makkelijker om zakelijk en privé te scheiden. Daarnaast kun je als werkgever regels stellen over de bereikbaarheid van deze telefoon. Voorts wordt een mobiele telefoon van de zaak ook wel beschouwd als een secundaire arbeidsvoorwaarde: een leuk extraatje om een sollicitant over de streep te trekken, zeker als de toekomstige werknemer de telefoon ook privé mag gebruiken.
Telefoonhoesjes vereist
Wanneer je als werkgever de telefoon betaalt mag je natuurlijk ook voorwaarden stellen. Bijvoorbeeld dat de werknemer een telefoonhoesje ter bescherming van zijn of haar mobiele telefoon aanschaft. Er zijn tegenwoordig vele leuke en mooie telefoonhoesjes te verkrijgen. Het zal dus geen enkel probleem opleveren om een stijlvol en passend hoesje te vinden. Een mobiele telefoon zonder hoesje is nu eenmaal zeer kwetsbaar en je moet er als ondernemer niet aan denken om een paar keer per jaar de telefoonschermen van je werknemers te moeten laten vervangen. Dan lopen de kosten wel heel snel op.
De belastingregels
Natuurlijk heeft de belastingdienst ook fiscale regels opgesteld voor een telefoon van de zaak. Na 2015 zijn er een aantal verbeteringen doorgevoerd met betrekking tot het gebruik van een mobiele telefoon van de zaak: deze is in principe niet belastbaar. Ook de abonnements- en gebruikskosten niet. Er wordt door de Belastingdienst geen onderscheid meer gemaakt tussen privé- of zakelijk gebruik. Tegenwoordig kijkt men naar het zogeheten noodzakelijkheidscriterium.
Het noodzakelijkheidscriterium
Het noodzakelijkheidscriterium stelt dat het de taak van de werkgever is om te kijken of een werknemer werkelijk een mobiele telefoon nodig heeft om zijn of haar werk naar behoren te kunnen verrichten. Als de werknemer hiervoor inderdaad een mobiele telefoon nodig heeft, dan mag er een verstrekt worden die zowel zakelijk als privé gebruikt mag worden. Het maakt hierbij dus niet uit of de werknemer een fiscaal voordeel heeft van de mobiele telefoon van de zaak. De telefoon valt niet onder loon en er hoeven ook geen lasten over afgedragen worden.
De werkgever betaalt de kosten
Wat wel een voorwaarde is bij het noodzakelijkheidscriterium is dat de werkgever de kosten voor de telefoon betaalt. De telefoon blijft dan ook eigendom van het bedrijf en moet weer ingeleverd worden wanneer de werknemer het bedrijf verlaat of de telefoon niet meer nodig heeft. De werknemer mag eventueel de telefoon wel overnemen voor een bepaalde restwaarde. Mocht het zo zijn dat een werknemer een duurdere telefoon wil dan het exemplaar dat je als werkgever in gedachten had, dan mag je om een eigen bijdrage vragen.
xnygaq